Privacy en het Open Archief

Een openbare internetsite met een privacybeleid: hoe zijn die twee dingen met elkaar in overeenstemming te brengen? Sommige gegevens over uzelf wilt u wél, en andere níet vrijgeven. Wellicht kiest u ervoor om uw verhaal te vertellen onder een pseudoniem. Dan is het onze taak om ervoor te zorgen dat uw werkelijke identiteit niet door ons handelen of nalaten wordt gekoppeld aan dat pseudoniem.

Open Archief (vertegenwoordigd door Cogis) stelt vertrouwelijke gegevens van auteurs niet ter beschikking aan derden, niet in geïndividualiseerde en niet in geaggregeerde vorm, behalve in het geval van een wettelijke vordering. Voorbeeld van zo’n wettelijke vordering is wanneer Cogis op last van de rechter de gegevens moet vrijgeven van een auteur die een strafrechtelijk verboden uitlating heeft gedaan op de Open Archief site.

Wij vragen bij registratie bepaalde gegevens van u. Dat zijn de gegevens die minimaal nodig zijn om u als gebruiker op de site te kunnen herkennen: uw verhalen en reacties verschijnen onder uw naam of het door u gekozen pseudoniem. U kunt uw persoonlijke gegevens inzien en wijzigen via uw persoonlijke pagina.

Wij vragen u ook om zorgvuldig om te gaan met uw eigen identiteit en met die van anderen. Misschien zou u er zelf voor kiezen om uw echte naam prijs te geven op deze site. Wij raden dit in beginsel af, omdat we weten hoe gevoelig de materie ligt die op deze site ter sprake komt. Daarnaast gaat uw verhaal ook over anderen, en zouden die personen of hun verwanten er een probleem mee kunnen hebben dat zij worden genoemd.

Activiteiten op de website
Open Archief verzamelt geen andere gegevens van u dan de gegevens die u zelf opgeeft bij de registratie (en die u kunt inzien op uw persoonlijke pagina), en de verhalen die u vertelt op de site. Uitzondering is dat bij het raadplegen van de website uw IP-adres wordt vastgelegd. Wij behouden de koppeling tussen uw persoonlijke identiteit en uw pseudoniem voor gevallen waarin wij met u in contact zouden moeten treden, maar stellen deze gegevens nooit aan iemand anders ter beschikking, tenzij sprake is van een rechterlijk bevel, of van een dringende reden.

Relatie met onze hosting-provider
De hosting-provider is het bedrijf dat onze website voor ons via een server, of meerdere servers, ter beschikking stelt op internet. Met onze hosting-provider hebben wij een zogenaamde ‘bewerkersovereenkomst’ gesloten. Zo’n bewerkersovereenkomst bepaalt de verhouding tussen de partij die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens (zoals uw naam en uw verhalen) en de partij die de verwerking daadwerkelijk uitvoert. De verantwoordelijke partij is Cogis, de verwerker is Mediamatic. Door deze overeenkomst weet u dat u Cogis altijd kunt aanspreken op problemen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Mededelingen van Cogis
Wij geven geen persoongegevens, en dus ook geen e-mailadressen, door aan derden. Wij gebruiken uw e-mailadres wel om u te informeren van ontwikkelingen rondom onze site. Daarnaast kunt u via e-mail op de hoogte worden gesteld van bijvoorbeeld reacties op uw verhaal. Op uw persoonlijke pagina kunt u aangeven of u die laatste e-mails wilt ontvangen. Gegevens die u op openbare webpagina’s plaatst, zijn voor iedereen zichtbaar. Denk daarbij ook aan het feit dat zoekmachines ook onze site indexeren, zodat uw verhaal of commentaar straks ook via andere sites te vinden is.

Gegevens van anderen
Als u uw verhaal vertelt, dan vertelt u misschien ook over anderen. Over uw ouders, broers en zussen, ooms of tantes. Iedereen die op een website iets over een ander vertelt, en daarbij af te leiden is om wíe het gaat, valt onder het regime van de Wet bescherming persoonsgegevens. Houd er daarom rekening mee dat de identiteit van personen in uw verhaal in beginsel niet herleidbaar mag zijn. Het gemakkelijkst is dat te bereiken door een pseudoniem te gebruiken, zelfs als u zelf eigenlijk niet anoniem wilt blijven.

Verkeersgegevens en aftappen
De overheid (politie, justitie en inlichtingendiensten) mag wettelijk gezien onder omstandigheden inzage vragen in de verkeersgegevens van uw internetprovider. Dit betekent dat de gegevens van uw bezoek aan onze site (niet de inhoud daarvan) worden vastgelegd en gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Wij hebben hierop geen invloed. Daarnaast is de overheid onder omstandigheden gerechtigd internetverkeer ‘af te tappen’. In dat geval is ook de inhoud van wat u op internet doet, voor de overheid inzichtelijk. Ook hierop hebben wij geen invloed.

Privacy en uw eigen invloed daarop
Als u zich op internet begeeft, laat u sporen na. Niet alleen bij uw provider of bij de site die u bezoekt, maar ook bij uw eigen computer of die van uw werkgever. Het programma waarmee u op internet surft, bewaart vaak een ‘geschiedenis’ van sites die u hebt bezocht, niet alleen de naam ervan, maar vaak ook delen van de inhoud. Zogenaamde ‘cookies’ zorgen ervoor dat een site u bij een later bezoek direct herkent.

Een programma dat wachtwoorden onthoudt, kan iemand anders toegang verlenen tot sites waar u vertrouwelijke gegevens hebt achtergelaten. Met bepaalde zoekprogramma’s hebben andere gebruikers van uw computer vaak ook toegang tot veel van wat u hebt ingetypt. Alle reden dus om u bewust te zijn van uw sporen op internet, en die indien nodig te verwijderen.

Hebt u vragen over privacy, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via telefoon: 030- 296 80 00 of email: j.lind@cogis.nl